Otimização de processos no marketing e vendas: 3 ferramentas para ajudar

Quem gosta de perder tempo em tarefas que poderiam ser agilizadas? Contar com a otimização de processos em um negócio deixa essa realidade para trás. 

Fazer com que os processos de um negócio sejam mais ágeis sem que para isso se perca eficiência é muito mais do que apenas implementar várias ferramentas. Até porque, não adianta ter um monte de softwares sem um propósito de uso nítido.

É necessário aliar tecnologia com o bom uso dela. Mas como fazer isso no ambiente das equipes de marketing e vendas?

Pensando em te ajudar nessa questão, neste artigo você entenderá tudo sobre como otimizar processos e alguns exemplos de ferramentas para começar.

Vamos lá! 

Qual o objetivo da otimização de processos?

O principal objetivo da otimização de processos é aumentar a produtividade das equipes reduzindo o tempo e dinheiro que são desperdiçados com tarefas repetitivas ou que não fazem mais sentido para a empresa. Ou seja, é fornecer recursos para que as equipes atuem com mais eficiência.

Para que isso seja possível é necessário um ajuste na cultura organizacional para que a implementação da otimização de processos caminhe juntamente com a valorização da produtividade como qualidade de vida. 

Dito isto, vamos para o próximo passo? Entender como fazer a otimização dos processos de marketing e vendas. 

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Como fazer a otimização de processos no marketing e vendas?

Agora que já entendeu o que é e o objetivo de otimizar processos na empresa, como fazer isso nos setores de marketing e vendas? Separamos 5 dicas para que o seu negócio tenha a automatização de tarefas como parte integrante da cultura organizacional.

São elas:

1. Mapeie os processos existentes nas áreas;
2. Defina números metrificáveis;
3. Invista em softwares;
4. Treine as equipes;
5. Integre ferramentas.

Confira os detalhes de cada uma das 5 dicas a seguir.

1. Mapeie os processos existentes nas áreas

A primeira dica para ter processos de marketing e vendas otimizados é mapear quais são. Comece identificando tudo o que envolve as atividades de marketing e vendas, inclusive as que se conectam entre as áreas. 

Isso inclui, por exemplo, atividades que vão desde a atração de visitantes, geração de leads até o fechamento de vendas e o acompanhamento pós-venda. É importante que eles estejam bem detalhados para que a identificação do que pode ser otimizado fique mais aparente. 

2. Defina números metrificáveis

Você tem as metas do seu negócio bem definidas? E sabe como, facilmente, acompanhá-las? Esse é um passo importante para organizar os processos de todas as áreas da empresa. 

O motivo é que a partir disso é possível atribuir metas e métricas para as equipes de marketing e vendas que vão de encontro com os objetivos gerais. Aplicar a metodologia OKR - Objectives and Key result, por exemplo, pode ser um bom começo. 

Com ela é possível definir as metas mais importantes a serem cumpridas a cada três meses. E, a partir disso, compreender o que foi feito de certo e o que precisar melhorar e ser priorizado no quarter seguinte.

Outra estratégia que pode ser utilizada para acompanhar a realização das tarefas mais importantes é o Roadmap. Confira no vídeo abaixo mais detalhes sobre o assunto:

 ????️ O que é ROADMAP e como fazer + DICAS de ferramentas

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3. Invista em softwares

Contar com ferramentas de otimização de processos é uma parte importante para conquistar uma maior produtividade e agilidade nas tarefas a serem realizadas. É investindo em softwares que será possível automatizar tarefas que demandam um certo tempo das equipes de marketing e vendas. 

Alguns exemplos de tarefas que podem ser otimizadas são:

• Envio de e-mails de acompanhamento; 
• Qualificação de leads;
• Gestão de campanhas de marketing.

Na imagem abaixo você confere alguns processos que podem ser otimizados utilizando uma ferramenta CRM e um software de automação de marketing.

4. Treine as equipes

Com tantas mudanças e implementação de ferramentas é super necessário que as equipes estejam bem treinadas para que não se percam no caminho. Portanto, não esqueça que todo processo exige uma curva de aprendizado para que, a partir disso, o desempenho melhore significativamente.

5. Integre ferramentas

Por último, mas longe de ser o menos importante está a integração das ferramentas que for utilizar no seu negócio. Fazendo isso você poderá otimizar processos que cercam os setores de marketing e vendas - mas que vão além das tarefas dessas áreas.

Quer um exemplo? Imagine que você precise avisar toda vez que um lead muda de status no seu CRM. Quando feito manualmente você terá que entrar na ferramenta semanalmente ou diariamente para reportar essas mudanças 

Isso afeta não somente a produtividade mas também o aproveitamento de oportunidades quentes. Mas, quando se integra o seu CRM com uma plataforma de comunicação interna, por exemplo, é possível fazer com que essa comunicação de mudança de status aconteça automaticamente.

Ah! E é possível fazer isso sem precisar entender de codificação ou essas coisas difíceis que os desenvolvedores de sistemas falam. No próximo tópico a gente tem a dica perfeita para você.

3 exemplos de ferramentas de otimização de processos

Como comentamos nas dicas acima, investir em alguns softwares é uma parte importante na otimização de processos de marketing e vendas de uma empresa. Mas, é necessário escolher a dedo as ferramentas que farão parte do seu negócio para não ter um acúmulo desnecessário de plataformas.

Até porque, existem alguns softwares que englobam uma série de funções. A escolha dependerá dos seus objetivos e também do quanto de recurso está disponível para a aquisição de novas ferramentas. 

Separamos 3 exemplos de ferramentas que acreditamos serem indispensáveis em um negócio com processos otimizados. Confira quais são a seguir.

1. Pluga

A Pluga é uma plataforma de integração de ferramentas onde é possível conectar os principais softwares que você utiliza sem precisar entender nada de código. Com isso é possível deixar no automático diversas tarefas que demandam tempo das equipes. 

É possível, por exemplo, integrar o seu RD Station CRM com uma ferramenta de pagamento para que toda vez que uma oportunidade for marcada como venda no CRM, gerar uma cobrança no software de pagamento. 

Esse é apenas um exemplo, a plataforma possui mais de 90 ferramentas integradas e centenas de automatizações disponíveis. 

2. RD Station 

O RD Station é uma ótima opção para utilizar na otimização de processos de marketing e vendas. A empresa possui três produtos: o RD Station CRM, o RD Station Marketing e o Tallos. 

O primeiro é voltado para as ações de vendas, o segundo focado no marketing e o terceiro na gestão do atendimento ao cliente. Escolher qual delas mais faz sentido para o seu negócio dependerá exclusivamente dos seus objetivos. 

É possível contratar os produtos de maneira independente, mas caso queira aliar CRM + automação de marketing a plataforma também oferece a opção de juntar os dois produtos. 

3. Sistema ERP

A terceira opção que pode ser interessante ter no seu negócio é um sistema ERP. Do inglês Enterprise Resource Planning, é um sistema de software integrado que as empresas usam para gerenciar e automatizar uma ampla gama de processos de negócios.

O objetivo principal de um ERP é melhorar a eficiência, a visibilidade e o controle sobre todas as operações de uma empresa. Aqui estão algumas das principais funções e finalidades de um ERP:

• Gestão financeira;
• Controle de estoque e suprimentos;
• Emissão de notas fiscais;
• Controle de vendas;
• Automatização de cobrança;
• Gestão de contas a pagar e receber. 

Para não se esquecer!