Cómo crear un Reporte de Ventas eficaz: guía práctica y ejemplos

Recorramos juntos el camino de los reportes de ventas, cómo crearlos y qué hacer para que sean eficaces.

En ocasiones perdemos demasiado tiempo estructurando el mejor informe para impresionar a tus socios, los clientes o las otras áreas de la empresa.

Así que vamos a presentarte algunos consejos y ejemplos para que puedas hacer reportes lo más dinámico posible, y claro está, que te diviertas y aprendas.

¡Demos inicio!

¿Qué es un reporte de ventas y qué características tiene?

Este es un documento crucial para cualquier negocio, puesto que proporciona una visión detallada y estructurada de las actividades comerciales.

Hay casos en los que nos encontramos perdidos, en un laberinto sin salida.

Tenemos demasiadas acciones de ventas y de marketing, gastando de más el presupuesto y no sabemos cómo medir, ni saber si se está empeorando o mejorando el rendimiento de la empresa.

Lo anterior lo vamos a solucionar en este blog, encontrar la salida del laberinto, mejorar el proceso de creación de un reporte de ventas y responder a esos interrogantes del negocio. 

Pero, bueno, ¿qué es un reporte de ventas? 

En realidad es un documento que reúne información del área de ventas y en ocasiones del departamento de marketing para evidenciar el desempeño de las estrategias comerciales propuestas. 

El uso de estos informes permite a las compañías retener clientes y obtener el éxito que se necesita para ser el referente número uno del mercado. 

Un informe de ventas no solo incluye una evaluación, un análisis o recomendación para mejorar el rendimiento en las actividades comerciales, sino también involucra el crecimiento de la empresa a través de los datos. 

Características 

✅ Datos precisos: esta acción debe reflejar una exactitud en el rendimiento de las ventas durante un tiempo estipulado.

✅ Diseño de gráficas: usar tablas y elementos visualmente llamativos, permite presentar los resultados de una forma dinámica.

✅ Análisis e interpretación: el informe debe incluir un análisis detallado de los resultados. 

✅ Comparación: aquí lo fundamental es hacer una comparación del desempeño actual y el pasado. 

✅ Identificación de problemas: conocer las opciones de mejora y oportunidades de crecimiento. 

En el mundo actual, las personas no tienen el tiempo para leer informes tan largos, por esto, hay que ser lo más sencillo y conciso. 

Tal vez quieras leer: “3 pasos para mejorar la relación entre marketing y ventas”

¿Por qué es importante un reporte de ventas?

Puede ser que estés realizando reportes improvisando, sin sentido. Así que, mencionaremos a continuación una lista express de la importancia de este informe: 

-Evalúa el impacto de tus estrategias 

-Ahorra tiempo y dinero 

-Optimiza las estrategias de marketing 

-Ayuda a encontrar nuevas oportunidades 

-Reduce el ciclo de ventas 

-Motiva al equipo de ventas

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¿Cómo se hace un reporte de ventas?

Hay variedad de reportes de ventas, todo dependerá de lo que quieras comunicar e informar. Cada reporte es diferente, sin embargo, veamos los pasos más comunes. 

Entonces manos a la obra….

Para elaborar este reporte sigue las siguientes fases:

• 🔎 Fase de diagnóstico

Recolecta los datos que más puedas, ¿pero cómo? Usa herramientas de análisis de datos con tu CRM de Ventas  y la metodología de venta que tengas. Luego identifica los datos o métricas relevantes para realizar el análisis.

En este paso recuerda tener claro para qué audiencia va dirigido el informe, cuál es su rol y su necesidad. 

Si en tu caso aún no cuentas con un CRM de ventas, no pasa nada, activa una cuenta gratis en RD CRM. 

Si, por otro lado, tu caso es que no encuentras la mejor metodología de gestión de tu Equipo y esfuerzos comerciales, usa nuestra curso gratis con la metodología PEACE: 

Consejo: la historia que vas a relatar en el reporte debe ser muy corta, pero sustanciosa, tratar de contar qué sucedió en ese lapso de tiempo, cuáles fueron los aprendizajes y cerrar con una idea con la que se identifique el público al que le estás presentaste el reporte. 

• 📊 Fase de identificación de métricas

¿Qué vas a medir?

Si por ejemplo tienes una campaña de anuncios en redes sociales, lo ideal sería medir cuantos vieron el anuncio, el número de clics en el llamado a la acción y cuáles son las acciones de conversión: cuántos leads se recolectaron. 

Al rastrear estos datos podrás empezar a crear el reporte de ventas. En donde sabrás que lo que vas a medir será tu parámetro de referencia. 

A menudo tiene que existir una comparación, puede ser con tablas o gráficas. 

Te recomendamos usar técnicas para entender los datos y sus métricas. Por ejemplo, AED (Análisis Exploratorio de Datos o el Quién, Qué y Cómo) de John W. Tukey, profesor estadístico. 

Consiste en examinar los datos antes de cualquier técnica de estadística y visualizar los datos. 

En este punto te puede resultar muy útil el Blog: Métricas de Ventas: tipos, importancia y las principales para acompañar.

¿Por qué no contar una historia con los datos?

Toda historia tiene un contexto, como se va desarrollando y luego el cierre, la finalización. 

Los gráficos pueden ayudar a enganchar al cliente de manera sencilla y fácil de implementar. Procura que sean muy limpias las imágenes, es decir, muy organizadas (por categorías) y entendibles. No olvides tener un orden cronológico.

Algunas métricas que puedes usar:

-Los OKRS (medida cuantificable, como porcentajes y escalas de 0 a 5)

–KPIS (Indicadores claves de rendimiento).

Puede interesarte el blog de indicadores de ventas: mejora tu estrategia comercial. 

• 🏛️ Fase de estructuración

Será la manera en la que contarás el proceso y el resultado de la medición de las anteriores métricas. La narración de inicio a fina que te llevaron a ese resultado. 

Debe ser entendible para el público que le estás presentado, para que así tomen decisiones de avance. 

Aquí podrás determinar si es mejor presentar el reporte con gráficas, tablas o material didáctico.

Para que sea más amigable el reporte puedes usar la herramienta de Storyboard (guión gráfico). Una guía secuencia a secuencia para entender una historia o procedimiento. 

Así lo puedes hacer: 

• Ejemplo: una compañía de construcción con un sitio web. 

Problema: en el diligenciamiento del formulario para solicitar un asesor los usuarios no completan todos los campos o hay muy poca cantidad de datos obtenidos.

Evidencia: demostrar con la métrica de tasa de abandono o el porcentaje de números de leads que llegan por medio de este formulario. Allí se verá descenso de nuevos leads. 

Solución express: reducir los campos solicitados en el formulario. 

Comparación: conocer cómo cambia esta acción antes y después de implementar la solución. 

La tarea en esta fase es evidenciar los resultados finales y mostrar las acciones a mejorar o a invertir. Es tu misión como creador del reporte. 

También, puedes usar este tipo de estructura para ejemplos relacionados con las métricas de leads, ventas y retención, de la siguiente manera: 

• Métrica: cantidad de leads calificados 

Ejemplo: una empresa de tecnología 

Problema: solo obtienen alrededor de 100 leads mensuales, pero el 20% de ellos son calificados como clientes potenciales con una alta probabilidad de conversión. 

Evidencia: por medio de la métrica de leads calificados se ve el resultado obtenido.

Solución express: mejorar la estrategia de captación de leads por medio de atracción de tráfico, puede ser por medio de una Landing Page (página de aterrizaje). Aquí lo importante es que el usuario pueda pasar al siguiente escalón del embudo de ventas. 

• Métrica: cantidad de ventas vs. leads.

Ejemplo: una tienda online que quiere analizar su rendimiento de ventas relacionado con los leads generados. 

Problema: cada mes la tienda obtiene alrededor de 1.000 leads, sin embargo, solo logran convertir el 5% esos leads en ventas reales. Lo que se quiere hacer es aumentar la tasa de conversión al 8% en los próximos seis meses.

Evidencia: analizando la métrica de número de conversiones durante el tiempo estipulado.

Solución express: invertir en la nutrición de los leads para que se pueda mantener una buena tasa de conversión, es decir, que finalicen la jornada de compra. 

• Métrica: cantidad de retención vs. ventas.

Ejemplo: una empresa de telefonía. 

Problema: están logrando una tasa de retención del 70% entre los clientes, quieren aumentarla al 80% para el próximo año. 

Evidencia: con el informe anual de la empresa y el análisis de la métrica de retención se obtuvo el resultado a mejorar. 

Solución express: implementar la estrategia de retención de clientes por medio de las siguientes acciones: simplificar el flujo de atención al cliente, adoptar un enfoque omnicanal y crear un programa de fidelización. 

Dato: pueden existir reportes informales o formales, pero lo interesante es que tú le das el estilo, tu propia marca o tono. 

En conclusión, los elementos que sí o sí deben tener el reporte son:

• Aspectos destacados (resumen del proceso)

• Desglose del producto, la campaña o la acción a evaluar 

• Opciones de mejoras

• Propuesta, ideas de qué se va a hacer el siguiente periodo 

Ejemplo de Reporte de Ventas en Excel

Con este reporte de ventas en Excel, a modo de ejemplo y sencillo, podrás visualizar los datos más importantes durante el segundo trimestre del año de una empresa o de mes a mes. 

Estos son algunos elementos que puedes incluir en cada columna del documento: 

Fecha

# de ventas

Producto 

Cantidad

Precio Unitario

Total

Canal de ventas

Ciudad

Vendedor 

Análisis del reporte 

Estos tipos de reportes en Excel te proporciona una visión rápida y clara del desempeño de las ventas en cierto tiempo.

Existen plantillas que pueden ahorrarte trabajo para que no empieces de cero, pues están pensadas para que puedas registrar diariamente, mensualmente o trimestralmente.

Así mismo, arroja automáticamente el reporte con diferente periodicidad.

Tal vez quieras leer: Ejemplos de Informe de Marketing Digital: mejora tus entregas con datos concretos.

Del Reporte de Ventas a las Ganancias

Un reporte de ventas no solo debe mostrar el rendimiento de las acciones, sino que también es un componente esencial para analizar el impacto de las ganancias de la compañía.  

Es posible identificar como las ventas influyen directamente en la rentabilidad de la empresa.

Al hacer una correlación con el reporte de ventas y otros informes financieros, como por ejemplo el balance general de la empresa, puedes obtener valiosos insights (ideas, pistas) como:

Análisis de costos: asociar los costos con las ventas para determinar el total de la rentabilidad y regular las características de los precios y el control de los gastos.  

Margen de ganancias: determina cada margen de ganancia del producto o línea de servicio, lo que ayuda a enfocar los esfuerzos de mejoras a los productos estrella. 

Lo que puedes lograr con este ejercicio es conocer la visión completa del estado financiero de la empresa y realizar ajustes estratégicos en pro del crecimiento sostenible y rentable.  

¿Cómo lograr reportes de ventas más precisos?

Lograr este objetivo será cuestión de trabajo y empeño a la hora de realizar los reportes, pero también de usar herramientas y opciones que te brinda el mercado para que la tarea sea amena.

Aparte de que debes seguir unas estrategias y prácticas establecidas que garanticen la recopilación y análisis correcto de los datos, el uso de herramientas especializadas también es un factor y un aliado importante. 

Una de las herramientas más usadas es el CRM, acrónimo que tal vez has visto en el campo de las ventas y el marketing. Pero, ¿de qué se trata?

Sus siglas en inglés significan Customer Relationship Management, en español es el conjunto de estrategias comerciales y tecnologías enfocadas en la relación con el cliente. 

Invertir en este software significa construir una relación con el cliente. 

Además, el uso del CRM ayuda a los equipos de ventas a ganar productividad y eficiencia.

Ahora esta plataforma es muy accesible y de bajo costo.

Otra de las ventajas es que los datos están centralizados y organizados en un solo lugar, permitiendo a los vendedores acceder a la información que necesiten en tiempo real. 

“El 65% de aumentó en las ventas tuvieron las empresas después de adoptar un CRM” Fuente de Innopple Technologies.

Ahora que viste la importancia de usar esta plataforma y de realizar reportes de ventas efectivos, puedes empezar a evaluar las opciones disponibles en el mercado. 

Por ejemplo, RD Station CRM, te ayudará en tus decisiones de ventas. 

Es una herramienta intuitiva y sencilla.

Es momento de incluirla en tu plan de ventas. ¡Adelante!