Delegar tarefas: por que sua agência precisa disso e como fazer

A arte de delegar tarefas deve ser dominada por um bom gestor, pois está ligada diretamente ao aumento da produtividade e da qualidade das entregas feitas pela sua equipe

Débora Brauhardt
Débora Brauhardt5 de setembro de 2017
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Há alguns meses eu me vi na seguinte situação: saía da job de consultora de implementação na Resultados Digitais para assumir pela primeira vez a gestão de uma equipe.

Durante os meses que antecederam a oportunidade, eu já buscava desenvolver algumas habilidades da carreira de gestão com um grande apoio da minha coordenadora da época. E, dentro desse treinamento, eu me recordo que ela disse:

“A partir de agora você vai enfrentar desafios, afinal de contas não colocará mais a mão na massa para atender os clientes, mas precisará garantir que a sua equipe faça isso, e com excelência.”

E, por mais que eu estivesse me preparando já há algum tempo, confesso: bateu um desespero nas primeiras semanas. Até ali eu sempre tinha garantido meus resultados, alcançado as metas e minhas entregas dependiam de mim.

Como agora eu poderia simplesmente virar a chave e ficar na coordenação de todos os processos? Como eu teria certeza de que a minha equipe entregaria da mesma forma que eu, com a mesma excelência, qualidade e dedicação que eu tinha com os meus clientes?

Agência em Pauta: Como estruturar uma equipe de excelência

Neste episódio, abordamos sobre como sua agência pode atrair e capacitar talentos, prezando pela cultura e a qualidade das entregas para os clientes

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Sua agência já chegou no momento de buscar líderes para áreas ou projetos?

Imagino que no cenário de agências essa situação é muito parecida. Afinal, quantos donos de agências não começaram sozinhos, ou apenas com um sócio, e rapidamente precisaram sair da função CEO-office boy-redator-designer-programador-social media para contratarem pessoas para as jobs específicas, darem vazão ao trabalho e poderem começar a crescer?

E mesmo assim, quantos de vocês não perderam o sono ou ganharam uma dor de cabeça porque a sua equipe não faz o trabalho igual a você?

Ou quantos ficaram sem dormir porque queriam estar no controle de tudo, checar todas as entregas e assim garantir que tudo se encontra no mais perfeito estado?

Penso que é esse o primeiro ponto a ser levado em consideração: entender que as pessoas não são iguais a você. E é justamente por isso que elas não fazem o trabalho igual ao seu.

Mas, depois que você aceita isso, percebe que essa é a melhor parte. E hoje eu penso: que maravilha! Ficaria louca trabalhando com mais 8 Deborazinhas! Socorro!

Bom, precisei me preocupar com a arte de delegar e aprender rapidamente para acompanhar o ritmo acelerado que vivemos aqui na Resultados Digitais.

Então, compartilho com vocês 6 aprendizados que alguns meses na função de gestão já me trouxeram, que nem sempre são fáceis de colocar em prática, mas garanto que valem a pena e são capazes de aliviar 300 quilos das costas.

1. Conheça os pontos fortes, os fracos e os de melhoria de cada pessoa do seu time

Agora que já sabemos que nem todo mundo vai ser igual a gente (ufa), é importante conhecer o perfil de cada pessoa da nossa equipe. Eu costumo fazer isso nas reuniões de 1-1 com o meu time, hoje com periodicidade mensal.

Esse é um espaço que tenho com cada um dos membros do time e que me permite conhecer um pouco mais sobre cada um deles para trabalhar nas suas necessidades específicas.

A segunda reunião que tenho com eles é sempre marcada por um levantamento da análise SWOT pessoal (dividida em fortalezas, fraquezas, oportunidades e ameaças), e que é resgatada ao longo dos meses.

Outra ferramenta utilizada pelos gestores aqui na RD é o DISC, uma análise de perfil comportamental e que ajuda a entender as características de cada um.

E por que digo que é preciso pontos fortes, fracos e os de melhoria? Os fortes são justamente aqueles pontos de alavancagem das pessoas, e focar nas fortalezas é fundamental para você ajudar as pessoas a se superarem e crescerem de forma exponencial.

Já os de melhoria são aqueles que têm que ser feitos — e bem feitos — para o dia a dia funcionar, e geralmente estão mais atrelados a processos e atividades operacionais.

E os pontos fracos são aqueles que devem ser trabalhados com mais prioridade, caso o ponto atrapalhe o desenvolvimento do indivíduo.

É fundamental para quem coordena equipes entender cada um desses pontos. Isso porque você sabe exatamente quem pode te ajudar com o que e como.

Por exemplo, surgiu a necessidade de um projeto mais analítico para aquele cliente que ama dados, relatórios, comparativos e número? Você não vai delegar esse projeto para a pessoa mais criativa, amorosa e que fica desesperada quando encontra uma planilha, certo?

2. Comunique exatamente o que você quer

Como vocês, comunicadores, bem devem saber, comunicação não deve ser um problema, e sim uma solução.

Antes de ficar bravo, perder o sono, indignar-se ou qualquer outra reação negativa ao ver que um membro do seu time não correspondeu com a performance esperada, coloque a mão na consciência e pare para pensar: você foi claro o suficiente, deixou mapeadas as entregas e garantiu em se certificar que a pessoa realmente entendeu o que você queria?

A responsabilidade da entrega é de quem delega também, e não apenas de quem executa. E justamente por isso, quem delega deve ter a certeza que a mensagem foi entregue com clareza.

Ninguém vive dentro da sua cabeça para entender o “óbvio” que só você vê. Ao delegar uma atividade, escreva, desenhe, registre e garanta em saber se a pessoa realmente entendeu a mensagem e deixe claro o que você espera dela.

Já pensou o tamanho da frustração e problema que você cria no time quando cobra alguém por algo que ela nem sabia ou que sequer entendeu o que deveria entregar?

3. Delegar é diferente de “delargar”

Cada pessoa do seu time vive uma fase de maturidade na job que ocupa (e que rende assunto até para outro post!), mas uma coisa é certa: independentemente de qual seja a fase de maturidade, é importante entender que delegar significa também acompanhar.

Deixar uma demanda na mão de uma pessoa e ficar esperando o resultado pronto na sua mesa pode gerar um retrabalho que onera em tempo, custos e uma carga emocional que a rotina da sua agência não precisa.

O projeto precisa de atenção? Estabeleça uma forma de acompanhar isso: reuniões periódicas, relatórios, dashboard de projetos. A forma de acompanhamento precisa ser aquela que melhor funciona para a sua agência, e para a sua rotina, mas jamais pode deixar de ser feita.

4. Dê feedbacks

Feedbacks constantes são fundamentais para o bom desempenho da sua equipe. Aqui na RD buscamos usar o método SCI para dar feedback.

O SCI consiste em dizer a Situação específica que o fato aconteceu, o Comportamento que a pessoa teve e o Impacto que isso causou, seja no projeto, na equipe, no resultado. E é importante que esse método seja utilizado tanto para os feedbacks positivos quanto para os de melhoria.

Dar feedbacks, mesmo que positivos, dentro desse padrão é fundamental. Isso porque quando uma pessoa acerta alguma coisa, ela precisa saber exatamente onde acertou. Apenas dizer “você foi f*da, mandou super bem no projeto” não dá uma ideia clara do que exatamente a pessoa fez corretamente.

Agora quando você diz que “na reunião de hoje com o cliente (S) você apresentou claramente todos os dados de Retorno Sobre o Investimento do projeto (C)  que ele esperava e isso o deixou muito satisfeito com nosso trabalho (I)”, já traz uma ideia melhor sobre o que a pessoa fez muito bem, não é mesmo?

Da mesma forma, feedbacks de melhoria devem seguir a mesma lógica. Isso porque ninguém é bom/ruim, comunicativo/introspectivo, analítico/emocional o tempo todo.

Desonerar o feedback de adjetivos relacionados à pessoa e passar para as situações e atos que ela teve deixa a relação muito mais leve e livre de julgamento, tendo certamente um impacto muito maior no desenvolvimento das pessoas que estão com você.

5. Desenvolva profissionais que sejam melhores que você

Conhecendo os pontos fortes e fracos de cada um, acompanhando projetos, dando diretivas claras e feedbacks específicos, você passa a entrar no caminho para deixar a posição de “chefe” (que manda todo mundo fazer um monte de coisas e deixa todo mundo louco) e passa a começar a desenvolver pessoas, depositando nelas a confiança em realizar trabalhos para os quais estão capacitadas.

Ao mesmo tempo isso ajuda não só na descentralização de que tudo tenha que passar pela sua mão, como também melhora a produtividade das entregas, ganha tempo, entre outras vantagens.

E se você almeja ter uma agência referência na sua missão e propósito, que cresça e que seja um ambiente de aprendizado, com profissionais qualificados e excelência de entrega, você precisa começar a desenvolver o seu time para isso.

Lembre-se de que a responsabilidade de fazer o seu time ir bem e ter boas entregas é sua e dos demais gestores que estão ao seu lado, e se algo não está indo bem lá na ponta, revisar o processo de delegação, treinamento e comunicação é fundamental para identificar quaisquer gaps.

E, quanto mais você desenvolver pessoas que sejam melhores que você, mais longe você e sua agência podem ir.

6. Sua saúde não vale a dor de querer centralizar tudo para si!

Agora, se tudo isso que falei não foi suficiente para convencer você da importância de delegar tarefas, minha última dica é: sua saúde não vale o estresse que é centralizar tudo para si.

Além disso, o Ministério da Saúde adverte: centralizar atividades e fazer que uma agência toda dependa de você para tomar decisões e entregar jobs causa gastrite, dor de cabeça, úlcera, estresse, noites de sono mal dormidas e irritação.

E, a não ser que você seja um pouco masoquista e goste da sensação de ficar doente, imagino que você não queira passar por isso, não é mesmo?


E você? Que técnicas, aprendizados e ferramentas utiliza para delegar atividades na sua equipe, descentralizar os trabalhos e desenvolver pessoas? Compartilha com a gente!

Débora Brauhardt

Débora Brauhardt

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